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管理者如何下达工作指示

发布日期:2018-09-25 阅读: 156 次
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  在经营管理中,有各层管理者,大到中高层,小到基层,对于每天的管理工作来说,都要把自己的想法和指示,逐一下发给各下属,希望下属们能够又好又快的完成各项工作指示及任务。然而,在下发传达指示时,经常会遇到各种问题,由于沟通不到位,导致“下属不愿听从”、“下属接到指示时有情绪化”、“下属未能正确理解指示的重点”等等现象,从而影响了当前工作进展不顺畅。今天,我们就从一个“下达指示”的案例来说明管理者应如何掌握正确的解决方策。
 

管理者如何下达工作指示

  一位主管下达某种指示时,总是注意到两件事:

  1、说得简明易懂。

  2、同时,专心观察下属的反应。

  虽然如此用心,下属做出的事还是常常与主管的原意相去甚远。

  当主管提醒下属,下属就坚持说:

  “那次我接到的指示,的确是这样。”

  就这样在一阵争论后,主管只好重新下令,让下属改变方法去做,虽然,那件工作终究是完成了,但是,上司与下属之间,却难免心有疙瘩,影响了彼此的工作情绪……。

  这是有关“如何把指示正确传给下属”的问题。正确传达的方法,其要领,我们需要注意以下几点:

  一、以下属为中心来说。

  不以主观意识为主,同时,必须抛弃自我中心的观念,完全站在下属的立场设想,考虑到:

  1、怎样说,下属才会完全了解?

  2、用怎样的措辞,下属才不会发生误会?

  3、采用怎样的态度说,下属才会听得进?

  二、把打算传达的事整理好。

  我到底想传达什么?把打算传达的事,自问自答之后,整理成有条不紊的内容。

  三、将内容条列化。

  打算传达的事,事先若能整理成条列的方式,内容自然而然会成为“要点式”,可以省去很多废话,内容也会变得井然有序。

  四、讲究说明步骤。

  先概略说明整体,其次,逐步说明各部分的详尽的内容,最后做归纳。

  例如:

  “我现在想对你说明四件事。第一……。把前面的说明加以综合就是:第一……。怎么样?对这些事你还有什么疑问?……没有的话,一切就拜托你了。”

  五、先说结论。

  传达一件事时,应该先说结论,而后才说明理由或是状况,我们经常在传达时,往往反此道而行——先拖拖拉拉地说明理由或者状况,磨了老半天,然后才说出不尽明确的结论,造成“说了等于没说”的局面。

  这种传达方式,极容易使下属焦急难耐,对说话的内容无法集中注意力。

  六、边说边确认下属了解的程度。

  所谓确认,不仅仅是从下属的表情,姿态中判断下属了解的程度,也要偶尔发问。例如问说:

  “这个部分,你可知道我打算怎么做?”

  这种质问,可以大大加强下属了解的程度。

  那么,如何让下属很快清楚明白上司下发的工作,并把该项工作完成的十分顺畅且有效呢?就需要大家注意并掌握以下几个处理方式。

  1、反省一下你平时是不是按照上述六项方法,把话“正确传达”给下属?

  2、你在下令之后,一定要告诉下属:

  “我刚才说的事你都了解吗?

  请复诵一遍。”

  3、同时不要下达太多的指示。

  每次的命令或是指示,项目之多少要适合下属的注意力、理解力。一次只能接受一项命令的人,你可别对他下达三、四项命令。

  4、明确地传达命令的重点。

  只说一句:“这件事由你来做吧!好好加油呀。”

  这种命令方式显得太粗率,你应该说:

  “这件事你要留意的是:第一,注意A的发展情况;第二,对B的效果要立刻提出报告……”

  5、下达工作指令时,注意不断重申4P:

  **10022;目的(Purpose)

  ——我们为什么必须这么做?
   
  **10022;前景(Picture )
 
  ——当我们达到目标时会是什么样子?

  **10022;计划(Plan)

  ——我们达到目标的每一个步骤。

  **10022;职责(Part)

  ——你能够做什么和需要做什么?

  6、多让下属表达意见和提出建议的机会。

  7、须重复、多次提醒的内容,可用目视管理方法。

  8、重要事项可用书面告知并让其签名。

  总之,作为大部门或者小部门的管理者来说,我们都要学会如何把指示正确传给下属,掌握好正确下达工作指示的方法,有利于推进各项工作开展进度,有利于提高下属和部门的工作绩效。
 

 



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